Embora receba pouca atenção, a organização da sua caixa de mensagens é fundamental para que você saiba encontrar rapidamente o que necessita e não acumule lixo virtual, que ocupará sua capacidade de armazenamento e obstruirá a visualização do que realmente importa. Além disso, evita que você perca informações e oportunidades importantes. Acompanhe as dicas:
Mude a forma de checar seus e-mails;
Estabelece alguns intervalos para verificar as caixas de mensagens de seu e-mail, pois interromper suas tarefas a todo instante para checar as mensagens, pode provocar muita distração e impedi-lo de realizar trabalhos que demandem mais foco e atenção. A constância necessária pode variar de acordo com sua área de atuação, mas você pode estabelecer intervalos de 30 minutos ou até uma hora, por exemplo.
Estabeleça a meta da caixa de entrada vazia;
O título desse tópico pode parecer pouco realista para a maioria de nós, mas esse é um objetivo a ser perseguido. No momento em que verificar seus e-mails, faça algo com aquela mensagem que você abrir, como arquivar nas pastas, responder ou criar uma tarefa/reunião.
Manter a caixa de entrada limpa facilitará a sua visualização de novas mensagens e confirmará que você tem tido sucesso na gestão de e-mail.
Fonte: gestaodeequipes
Pastas padronizadas;
Crie pastas de acordo com assuntos frequentes ou para determinados clientes. Assim, na hora de buscar por uma mensagem ficará bem mais fácil de encontra-lá, já que estará cada uma em sua respectiva pasta.
O bom gerenciamento dos e-mails, irá ajudar no ganho de tempo para realizar outras tarefas que podem exigir mais dedicação, de uma forma menos estressante. Trabalhar essas três dicas também vai ajudar você em seu ambiente de trabalho ficando menos enrolado com seus afazeres.
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